قبل أن تقرر استثمار أي من مواردك لتقديم عرض تسويقي، فكر في النقاط التالية لتعرف ما إذا كان الأمر يستحق تقديم العرض أم لا.
أولا توقع سؤالين من أي عميل مرتقب وهما: ما هو حجم الصفقة؟ و ما هي تكلفة الحصول عليها ؟ فإن هذا العميل يريد أن يعرف كل الأرقام التي ستضاف أو تطرح من العائد المتوقع من وراء هذه الصفقة، وبالنسبة لك فأنت أيضا تريد معرفة نفس الأرقام التي ستأتي من وراء أية فرصة عمل سانحة و خاصة إذا كانت هذه الفرصة تتطلب منك تقديم عرض يهدر وقتك.
والسؤال: ما هي المحصلة النهائية لعرض المبيعات؟ على المدى القصير قد تتم عملية بيع واحدة أما على المدى الطويل فقد يزيد العائد لأنه يكون نتاج مجموعة من عمليات البيع.
وهناك على الأقل ثلاثة مخاطر يتضمنها تحضير عرض العمل ولننظر في كل منها على حدة:
أولاً - مخاطرة مالية:
في اعتقادك ما هي كلفة تقديم العرض للعميل المتوقع؟ ولمعرفة الرد على هذا السؤال استخدم الصيغ التالية لكل من الأربعة بنود التالية من التكلفة المباشرة لأي عرض يقدم، ثم اجمع جموع الأنواع الأربعة لتحصل على التكلفة النهائية لأي عرض.
البند الأول:
وقتك المبذول (عدد الساعات) مضروبة في متوسط قيمة الساعة = س $
أحسب إيرادك الكلي في نهاية العام الماضي (الأساسي+العمولات+المكافآت) واقسم كل هذا العدد علي 2000 وهو التقدير الجزافي لمتوسط ساعات عملك في السنة.
البند الثاني:
الدعم الفني (بالساعات) مضروب في قيمة الساعة = س$ هذا إذا استخدمت مساعد فني.
البند الثالث:
المساعدة التنفيذية (بالساعات) مضروبة في قيمة الساعة= س$
هذا إذا ما استخدمت مساعدة التنفيذية.
البند الرابع:
المساعدة من الإدارة (بالساعات) مضروبة في قيمة الساعة = س$
هذا إذا ما احتجت لمساعدة من جانب المديرين. وإذا كان لابد من حضورهم جزء من العرض أم طوال مدة العرض الذي ستقدمه.
ثانياً - مخاطرة بالفرص:
بينما تقوم أنت و مساعدوك بتحضير هذا العرض فإنكم بالطبع لن تقوموا بأي عمل آخر، وهذا يعني تفويت فرص أخري تدق بابك طوال فترة التحضير.
وهناك سؤالان هامان لابد و أن تسألهما للشخص المسئول والذي يرأس من ستقدم له العرض قبل أن تخصص أي وقت لهذا العرض، وهما
ماذا سيحدث بعد أن يجد عرضنا الاستحسان الترحيب من جانبكم والاقتناع بأن أفكارنا ستساعدكم على الإنجاز من الآن وحتى ( آخر الشهر، أو ربع السنة، أو حتى نهاية السنة المالية)؟
ماذا تحتاجون من فريق عملنا حتى تقتنعون بأننا أفضل اختيار لنكون شركائكم في العمل؟
ولابد ان تحصل على إجابات لهذه الأسئلة قبل أن تبدأ أنت و فريق عملك في التحضير لعرض العمل.
ثالثاً – مخاطرة سياسية:
قد تكون السياسة الداخلية للمؤسسة التي يقدم العرض لها ضارة للغاية بعملية البيع، وقد تكون إيجابية للغاية؛ وقد تعلمت علي مر السنوات أن أضع لنفسي نظاماً خاصاً بحيث أستطيع تحديد «من يفعل ماذا» في أي مؤسسة، و إليك هذا النظام في عبارة واحده: أعثر علي رئيس الشخص الذي ستقدم له العرض. ولنفترض انك ستقدم عرضا لشركة «بيج» مثلا، قم بالبحث عن الأعضاء الموجودين بمجلس إدارة هذه المؤسسة و لنقل انك وجدت أن ثلاثة أعضاء منهم عملاء لأكبر منافس لك.
قبل أن تبدأ في استثمار وقتك ومواردك لابد وأن تتصل هاتفيا بأهم موظف مسئول عن عرضك في هذه المؤسسة أو تذهب إليه أو ترسل له بريدا إليكترونيا واسأله صراحة «هل وجود ثلاثة من خمسة أعضاء بمجلس مؤسستكم من أهم عملاء المنافس لي، له تأثير على ان تصبح مؤسستك أحد عملائي؟
واستخدم ما تعرفه عن هذا المجلس ليكون سؤالك ذا مغزى حقيقي، حتى تستطيع الحصول على الرد الشافي الذي يضعك في أفضل وضع ممكن.
والآن لابد و أن تعرف التاريخ الوظيفي للموظف المسئول الذي ستقدم له عرض العمل، وأين كان يعمل قبل التحاقه بعمله الحالي؛ إذ ربما كان هذا الموظف قادما من المؤسسة التي تعتبر معقل منافسيك منذ عدة أعوام مثلا، فالآن لابد وأن تسأله: « ما هو حجم التأثير الذي ستفرضه خبرتك السابقة بشركة «س ص» علي قرارك بشأن عرضي المقدم لمؤسستكم؟
وضع في اعتبارك أن أفضل وضع لك لا يعني أن تكون في المقدمة بالنسبة لهؤلاء العملاء، وفي بعض الأحيان قد تضطر للانسحاب بدلا من إضاعة الجهد والوقت والمال.
وكما تري فإنه من الصعب أن تقدر قيمة الخسارة المادية من منظور المخاطرة السياسية، ولكنك تحتاج إلى مقارنة عائد البيع المتوقع بمجموع المخاطرة المالية والمخاطرة بالفرصة السابق الكلام عنهما.
المخاطرة الكلية:
الق نظرة على مجموع المخاطر السابقة واسأل نفسك الأسئلة الآتية:
إذا صادف عرضك نجاحا ساحقا، ما هي احتمالات البيع أو بعبارة أخرى احتمال إتمام الصفقة؟
إذا كنت ستقوم بتحمل تكاليف هذا العرض من جيبك الخاص، فهل كنت ستستمر و تقوم بعمل العرض؟
إذا قررت المضي قدماً، فأنا أقترح وضع ما يسمي «الموجز الاستكشافي» أي جدول أعمال للعرض الذي ستقدمه يحتوي علي مفهومك لمتطلبات المؤسسة المعنية، و خططها وأهدافها ، فإن كبار المديرين في هذه المؤسسات ليس لديهم أدني استعداد لتحمل عدم الجدارة كما أنهم يريدون الشعور باستمرار بأنهم يملكون زمام الأمور.
لذلك فإنه من خلال هذا الموجز سوف تستطيع أن تتعامل مع هذين الموضوعين. لأن الموجز الاستكشافي يضم المختصر المفيد لما هو مطلوب وينظم فهمك للاحتياجات الخاصة والأهداف و الخطط والتحديات التي تواجه المؤسسة المعنية، وعليه فإن هذه الاستكشافات ستكون بمثابة الدرع الواقي ضد الاتهام بعدم الجدارة.
وتذكر أن الموجز الاستكشافي لا يعبر عن أرائك فالتعبير عن رأيك هو وظيفة العرض الذي ستقدمه بعد ذلك.
وأخيرا أنظر إلى توقعات البيع لتنتقي العميل المرتقب التالي لتقديم عرض له، اتبع نفس الخطوات التي ذكرتها في بداية هذا المقال واحسب حساباتك وحدد مقدار المخاطرة الكلية ثم ابدأ عملك بالموجز الاستكشافي.
